Elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
1.1 Grundlagen
Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG Rheinland-Pfalz). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG): Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.
Unsere Verwaltung unterstützt als zugelassene Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation, die Einreichung von Nachrichten im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz unter Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur. Details hierzu finden sich unter 2.3.1.
1.2 Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Bad Kreuznach davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Bad Kreuznach an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben. Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Bad Kreuznach keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Bad Kreuznach nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
1.3 Unterstützte Dateiformate
Die folgenden Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Kreisverwaltung Bad Kreuznach unterstützt:
.rtf / .doc / .docx / .xls / .xlsx / .pdf / .txt / .gif / .jpg / .tif / .bmp
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 5 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.
Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails mit abweichenden Dateiformaten; E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierten Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Bad Kreuznach keine weitere Mitteilung.
2. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach
2.1 Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur nötig.
Für unverbindliche Anfragen und Mitteilungen stehen Ihnen sowohl unsere zentrale E-Mail-Adresse sowie die persönlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung.
2.2 Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
2.2.1 Registrierung beim Nutzerkonto Rheinland-Pfalz / ohne NPA (neuem Personalausweis)
Das Nutzerkonto RLP ist eine zentrale Identifizierungs- und Authentifizierungskomponente, welche von Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen für die Inanspruchnahme daran angebundener digitaler Verwaltungsleistungen oder auch für die verschlüsselte elektronische Kommunikation verwendet werden kann.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung Bad Kreuznach erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und hierüber verschlüsselt Nachrichten versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Sie registrieren Sich unter dem Menüeintrag „Jetzt registrieren“ und wählen dann natürliche oder juristische Person aus. Falls Sie eine natürliche Person sind wählen Sie die Option „Ohne NPA registrieren“ als einfache Registrierung mit einem Vertrauensniveau „normal“ aus. Hier müssen Sie Ihre Adressdaten eingeben und folgen anschließend den jeweiligen Anweisungen, danach erhalten Sie einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie hier.
Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung Bad Kreuznach als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung Bad Kreuznach anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen. Das Nutzerkonto RLP regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
kreis-badkreuznach@poststelle.rlp.de
2.2.2 Registrierung bei Secure Mail
Des Weiteren können Sie als Alternative zum Nutzerkonto RLP den von der Kreisverwaltung Bad Kreuznach betriebenen kostenfreie Dienst „Secure Mail“ benutzen.
Dieser ermöglicht die verschlüsselte, DSGVO-konforme E-Mail-Kommunikation direkt mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach.
Für die Nutzung des Dienstes ist eine erstmalige Registrierung unter diesem Link notwendig.
Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie hier.
Die Anmeldeseite finden Sie bei SecureMail.kreis-kh.de
2.3 Formgebunde verschlüsselte elektronische Kommunikation
2.3.1 Registrierung beim Nutzerkonto Rheinland-Pfalz mit NPA (neuem Personalausweis)
Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden, soweit Sonderregelungen dies nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“).
Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (z. B. bei der Erhebung eines Widerspruchs).
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung Bad Kreuznach erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und hierüber verschlüsselt Nachrichten versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Für die formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation müssen Sie sich am Nutzerkonto RLP registrieren mit der Option „Mit NPA registrieren“ um eine sichere und komfortable Registrierung mit dem Vertrauensniveau „Hoch“ abzuschließen. Für diese Registrierung benötigen Sie sowohl einen neuen Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion, als auch die „AusweisApp“ als App die im Playstore oder App Store erhältlich ist, sowie einen Kartenleser mit dessen Hilfe Sie den neuen Personalausweis auslesen können.
Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie hier.
Für eine formgebundene Kommunikation (hierbei ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) ist Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, die Ihre Unterschrift ersetzt. (vgl. Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. EU Nr. L 257 S. 73))
In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis muss die Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Übrige Formen der elektronischen Signatur sind nicht zulässig. Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder an die Nachricht oder an einem beiliegenden Dokument angebracht sein. Ist lediglich ein Dokument signiert, bezieht sich die Signatur nur auf dieses Dokument. Ist hingegen an die Nachricht signiert, umfasst die Signatur den Nachrichtentext sowie beiliegende Dokumente. Beiliegende Dokumente müssen in einem zulässigen Dateiformat angehängt sein.
Mithilfe eines privaten Signaturschlüssels (Chipkarte oder neuer Personalausweis), einer Signatursoftware und einem Kartenlesegerät (Gerät oder kompatibles Smartphone), können Nachrichten und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.
In einem Verwaltungsverfahren gilt Ihre Nachricht als zugestellt, wenn im Übertragungsprotokoll die Datenübertragung erfolgreich vom System quittiert ist.
Das Postfach stellt eine Infrastruktur zur sicheren Kommunikation zwischen Ihrem Nutzerkonto und einer Behörde zur Verfügung. Zunächst können Sie mit Hilfe Ihres Postfaches Nachrichten rechtssicher an eine Behörde senden. Durch eine Zugangseröffnung zu Ihrem Postfach erlauben Sie den Behörden ebenfalls eine rechtssichere Kommunikation auf dem von Ihnen gewählten Zustellweg.
Hierzu müssen Sie in Ihrem Nutzerkonto in den Einstellungen die Zugangseröffnung aktivieren.
Nun kommuniziert die Kreisverwaltung Bad Kreuznach mit Ihnen über das Nutzerkonto RLP. Eine Nachricht gilt auch dann als rechtswirksam zugestellt, wenn Sie diese nicht vom Server abrufen, das heißt, Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie Ihren Posteingang beobachten und eingegangene Nachrichten lesen. Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach erhält durch das Übertragungsprotokoll den Beleg, dass für Sie bestimmte Nachrichten ordnungsgemäß zugegangen sind.
Für die formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der Kreisverwaltung Bad Kreuznach zur Verfügung:
kreis-badkreuznach@poststelle.rlp.de
3. Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Bad Kreuznach, so steht Ihnen bei Fragen Herr Marco Tief unter der Rufnummer 0671 / 803-1223 bzw. unter der E-Mail-Adresse zur Verfügung.
4. Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten elektronischen Nachrichten technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung Bad Kreuznach sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
5. EU-Dienstleistungsrichtlinie - Einheitlicher Ansprechpartner
Im Rahmen der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über Dienstleistungen im Binnenmarkt vom 12.12.2006, steht Ihnen seit dem 01.01.2010 der sog. „Einheitliche Ansprechpartner“ (EAP) zur Verfügung. Im Allgemeinen sollen durch die EU-Dienstleistungsrichtlinie die Hindernisse im grenzübergreifenden Handel von Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union beseitigt und die Dienstleistungswirtschaft gefördert werden. Aufgabe des EAP als reiner Verfahrensmittler ist es zu informieren, zu beraten und sich aktiv darum zu kümmern, dass Unternehmen eine Reihe von behördlichen Genehmigungen und Erlaubnissen zügig und ohne bürokratischen Aufwand erhalten. Des Weiteren koordiniert er eine Reihe von Verfahren und überwacht die Fristeinhaltung. Die Zuständigkeit und somit die fachliche Beratung für das jeweilige Verfahren verbleibt bei der entsprechenden Behörde, welche eng mit dem EAP zusammenarbeitet. Die Inanspruchnahme des EAP ist für Sie freiwillig und kostenlos. Es steht Ihnen daher jederzeit frei, sich an den EAP oder die jeweils zuständige Behörde selbst zu wenden oder für die Kontaktaufnahme zwischen diesen Stellen beliebig zu wechseln. In Rheinland-Pfalz wird die Aufgabe des EAP von den Struktur- und Genehmigungsdirektionen Nord und Süd (SGD) wahrgenommen. Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach hat für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation über das Portal des EAP www.eap.rlp.de eine E-Mail-Adresse für Angelegenheiten eingerichtet, welche die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie betreffen.
Weitere Informationen und den Zugang zum EAP finden Sie hier: